Мы живем в эпоху стремительного распространения информации. В этом потоке нам не всегда удается эффективно отвечать на рабочие запросы и потребности коллег, когда тебе приходит 50 сообщений в минуту: новостные повестки, сегментированные профильные каналы, обучающий контент и сообщения в рабочих чатах.
В сети давно ходят мемы про групповые чаты в мессенджерах, однако юмор на эту тему взялся не с пустого места. Если говорить откровенно, то у каждого из нас несчитанное количество групп, часть которых стоит на mute (беззвучный режим), использующихся не по назначению и круглосуточно.
Поделюсь личными советами об эффективности работы в мессенджерах.
Правило №1. Порядок
Для начала разберите «бардак» в мессенджере. «Причешите» источники информации, которые там находятся. Удалите то, что больше не читаете, и то, что для вас теперь неактуально. В некоторых мессенджерах есть возможность перенести канал/переписку в архив, чтобы не потерять и вернуться к этим сообщениям по необходимости. Распределите все каналы, чаты и личные переписки по категориям/папкам. Это поможет сфокусироваться только на рабочих моментах.
Правило №2. Идем от цели
Когда папка с рабочими чатами сформирована, беремся за каждый отдельно. Все участники чата точно должны знать, понимать и разделять задачу каждого конкретного чата. Цель должна быть как у чата, так и у каждого сообщения в нем: идем от потребности и четкого запроса. Опираемся на главную идею: «Для чего этот чат вообще создавался?» и исходим из нее. Она может быть отражена в названии чата и раскрываться, например, в описании к нему.
Нам всем время от времени хочется поболтать, поделиться чем-то с другими или просто поднять свое настроение и настроение других свежим мемом или забавной историей. Но как потом найти нужную информацию, когда лента сообщений за день убегает на километр? Можно сделать два чата для своей команды: строго про работу и свой продукт, а другой — все от шуток до доски объявлений. Количество дополнительных чатов зависит от масштаба вашей команды и ее потребностей.
Правило №3. Модерирование
У вашего чата должен быть модератор — тот, кто сможет следить за активностью. Условно, задача заключается в том, чтобы стимулировать к высказыванию точки зрения воздержавшихся от ответа и, наоборот, остановить разросшуюся активность. Ну а если разговор пошел не туда, то модератор напомнит, что мемы скидывают в другой группе.
Правило №4. Правила хорошего тона
Если вы хотите обратиться к кому-то конкретно или к конкретной информации, то тегайте этого человека и используйте хэштеги — это помогает внести ясность в ваш месседж, не оставляя возможность коллегам додумывать. Поддерживайте активность коллег, стимулируйте и мотивируйте их активность. И помните, что если вас вдруг ночью осенила гениальная идея или вы придумали фичу, потерпите до утра, чтобы не беспокоить коллег в неудобное время, или используйте отложенные сообщения.
Правило №5. О сроках и ваших ожиданиях
Чтобы не оказаться «Ждуном» из тех самых мемов, устанавливайте временной слот ожидаемого ответа от собеседника. Это избавит вас от неловких и непродуктивных ситуаций, когда закинул идею, все посмотрели ― и на этом все.
Надеюсь, все ваши чаты будут суперпродуктивны, а вместе с ними и вы!
