Удаленная работа для многих процессов стала нашей новой реальностью. Андрей Тиньков, корпоративный тренер билайн университета, поделился советами, которые помогут сделать онлайн-совещания еще более продуктивными.
1. Внимание участников
Онлайн-совещания должны быть короткими и структурными. Комфортнее всего, если ежедневные встречи будут укладываться в 30 минут. Удерживать внимание людей дольше будет непросто. Всю важную информацию, по возможности, лучше передавать заранее, через почту/мессенджеры. На встрече акцент должен идти на обсуждение и принятие решений. Это будет экономить время встречи и сохранит внимание участников.
2. Ориентация на результат
Прежде чем назначать совещание, нужно определить, какой результат вы хотите получить. Исходя из этого — сформировать план и список участников онлайн-конференции. Если вы хотите, чтобы каждый сотрудник имел возможность высказаться, количество совещающихся не должно превышать 6-8 человек. Либо можно объединять участников в группы для обсуждения в сессионные залы.
3. Типы совещаний
Обычно онлайн-совещания делятся на два типа: регулярные встречи, например для синхронизации плана дня, и нерегулярные, которые посвящены отдельным вопросам, мозговым штурмам, обсуждению новых идей или решению внезапно появившихся проблем. Встречи будут более эффективными, если перед началом каждый из участников получит краткую повестку.
4. Уровень вовлеченности
Обращайте внимание на качество коммуникации и вовлеченность участников в процесс обсуждения. Сформулируйте правила вашей работы. Например, во время совещания все участники включают видео, а микрофоны активируют только на время, когда хотят что-то сказать. Вы также можете договориться об условных сигналах, которые будете подавать друг другу, если, например, пропала связь.
5. Атмосфера
Начинайте встречу с шутки или благодарности. Это позволит участникам переключиться, сформирует позитивную атмосферу, в которой будет легче обсуждать даже самые сложные вопросы.
6. Модерация
Онлайн-совещание — процесс, требующий модерации. Важно, чтобы каждый участник имел возможность высказаться, встреча сохраняла структуру, а команда не переключалась на обсуждение другой темы. Распределение обязанностей модератора между участниками команды помогает поддерживать включенность в процесс, развивает новые навыки, а также дает возможность прочувствовать на себе, насколько сложно руководителю бывает удерживать внимание всей команды.
7. Форматы проведения
Периодически меняйте формат проведения совещаний. Для генерации идей вы можете использовать онлайн-доски, для принятия решений — голосования. На онлайн-встречу каждый может прийти с кофе или чаем, у вас есть возможность устроить совместный обед и одновременно обсудить рабочие вопросы.
8. Итоги встречи
Во время встречи фиксируйте основные моменты, которые вы обсуждали; идеи, которые пришли в голову и договоренности. Не забывайте подводить итоги каждой встречи. Записывайте принятые решения, ответственных за их исполнение и сроки выполнения задач. После совещания отправляйте участникам письменно зафиксированные итоги.
