Наверняка каждому из вас знакома ситуация, когда рабочие встречи не приводят к конкретному решению, а наоборот, заканчиваются жаркими спорами, неразберихой, отсутствием договоренностей между членами команды. Почему так происходит и как этого избежать? О решениях для эффективной рабочей коммуникации на примерах рассказывает Александра Меньшова, корпоративный тренер билайна.
Проблема: «Был на совещании, но меня обсуждаемые вопросы не касаются. Потратил время впустую»
Решение: Заранее обозначайте повестку встречи. Приглашайте тех сотрудников, которые будут вовлечены в дальнейшую работу по данному вопросу. Заранее распределяйте роли и очередность выступлений. Жестко устанавливайте тайминг на каждого спикера и на сессии вопрос-ответ. Вопросы, которые не успеете разобрать, следует фиксировать и передавать спикеру. Используйте диджитал-инструменты для сбора вопросов и размещения ответов. Например, Padlet.
Проблема: «А самое главное так и не обсудили»
Решение: Невозможно обсудить все и сразу. Расставить приоритеты может лидер команды, ориентируясь на стратегию компании, подразделения. Либо команда может провести закрытое голосование, выбрав из всего перечня вопросов более приоритетные. Для этого каждому участнику следует предоставить несколько голосов.
Следуйте формуле: все вопросы/2-1. Например, при выборе из 10 вопросов каждому участнику доступно к выбору 4 темы. Подсчитайте количество голосов по каждому варианту и выберите топ-3. Остальные вопросы тоже необходимо будет обсудить, но позже. Так каждый сотрудник получит возможность выразить свое мнение, и самые актуальные вопросы будут решены в приоритетном порядке.
Проблема: Пессимистичный настрой: «Ничего не получится»
Решение: Используйте негативные сценарии развития событий для анализа рисков. Предложите команде представить, что задача не выполнена и команда потерпела неудачу. В обратном хронологическом порядке выпишите кризисные точки, которые могли повлиять на результат: Что могло пойти не по плану? В итоге команда проведет дополнительный анализ рисков и сможет продумать план их минимизации.
Проблема: Неясен дальнейший план: «А делать-то что?»
Решение: Назначьте ответственного за протокол человека. Его задача: зафиксировать тезисы спикеров, договоренности и разослать протокол участникам по завершении встречи.
При разработке плана не оставляйте «беспризорными» задачи. По каждой обязательно фиксируйте образ результата, срок реализации и ответственное лицо.
В дополнение к плану предложите членам команды озвучить, в чем они готовы оказать поддержку коллегам и какая помощь им нужна. Развивайте культуру взаимопомощи и обмена опытом внутри команды: это позитивно отразится на сплоченности коллектива и уровне компетентности команды.
А еще: «Позитивная нота»
Выделяйте время, чтобы отметить успехи сотрудников. Даже в кризисные и сложные моменты завершайте встречи на позитивной ноте. Постарайтесь вдохновить команду на новые свершения и выражайте веру в общий успех.
